วิธีรวมข้อมูลหลาย Sheet ให้เป็นตารางเดียว ด้วย Power Query
เมื่อมีข้อมูลจำนวนมาก และกระจายอยู่หลากหลาย Sheet หลายคนอาจจะต้องเหนื่อยกับการ Copy & Paste ข้อมูลแต่ละ Sheet มารวมกันไว้เป็น Sheet เดียวเพื่อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น แต่รู้ไหมว่า Excel มีวิธีการรวมข้อมูลที่ง่ายกว่านั้น นั่นคือการใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Power Query เข้ามาช่วย โดยเราสามารถใช้ Power Query เพื่อรวมไฟล์จาก Sheet ต่าง ๆ ให้มาอยู่ในตารางเดียวกันได้ ซึ่งจะสะดวกมากในการจัดการข้อมูล
อันดับแรกให้เตรียมข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้งานให้อยู่ใน Folder เดียวกัน จากนั้น ไปที่แถบคำสั่ง Data คลิกที่ Get & Transform จากนั้นกด New Query เลือกการอัปโหลดข้อมูลเป็น From Folder และเลือก Folder ที่ต้องการดึงข้อมูล
สังเกตที่ด้านบนซ้ายมือของโปรแกรมจะมีรูปหน้ายิ้มปรากฏขึ้นมา แปลว่าตอนนี้เราได้เข้ามาอยู่ใน Query Editor เรียบร้อยแล้ว
ในกรณีที่เราไม่ได้อยากใช้งานทุกไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้น ก็สามารถเลือกแสดงเฉพาะไฟล์ที่จะใช้งานได้ด้วยการ Filter ข้อมูล เมื่อเลือกไฟล์งานได้แล้ว กด OK
Query Editor จะแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูล เช่น ประเภทของข้อมูล ชื่อไฟล์ นามสกุลไฟล์ วันที่สร้าง วันที่แก้ไข แหล่งเก็บไฟล์ ซึ่งสามารถลบคอลัมน์ที่ไม่ใช้งานออกได้ ด้วยการไปที่คอลัมน์นั้น กดคลิกขวา เลือก Remove Column
สำหรับการเพิ่มคอลัมน์ ให้ไปที่แถบคำสั่งที่มีชื่อว่า Add Column โดยเราสามารถ Custom ข้อมูลได้ตามต้องการ
ที่กล่อง Custom Column Formula ให้ใส่สูตรเพื่อดึงข้อมูลตามนี้ =Excel Workbook([Content])
**การใส่สูตรจะต้องเริ่มต้นด้วย เครื่องหมาย = เสมอ และต้องใส่ตัวอักษรให้ถูกต้อง ตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก วงเล็บเปิด วงเล็บปิด ตามตัวอย่างเท่านั้น**
เมื่อได้ข้อมูลมาแล้ว หากมีการระบุว่าข้อมูลเป็นแบบ Table คืออยู่ในรูแบบของตาราง ให้คลิกที่ปุ่มเล็ก ๆ ด้านบนขวามือของคอลัมน์ จะมีหน้าต่างแสดงรายละเอียดว่ามีข้อมูลอะไรอยู่ในตารางบ้าง ให้เราเลือก Expand และกด OK
จะได้ตารางข้อมูลขยายออกมา ซึ่งส่วนนี้สามารถที่จะลบข้อมูลที่ไม่ใช้งานออกได้ ด้วยการ คลิกขวา เลือก Remove
Worksheet ไหนที่มีการซ่อนอยู่จะมีคำว่า .hidden ต่อท้ายชื่อ ซึ่งถ้าเราไม่ใช้งานก็สามารถลบออกได้เช่นกัน เป็นการทำความสะอาดข้อมูลก่อนนำมาใช้งานได้อย่างมีประโยชน์
การใช้งาน Power Query Editor จะช่วยลดระยะเวลาในการจัดการตารางข้อมูลให้รวดเร็ว และเป็นระเบียบขึ้นได้ ซึ่งการ Cleansing Data นั้นเป็นขั้นตอนสำคัญอันดับแรกของการทำงานกับข้อมูล เพราะยิ่งเราทำความสะอาดข้อมูลก่อนนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งสามารถลดความผิดพลาดในการวิเคราะห์ข้อมูลได้มากเท่านั้น
ดูวิธีการรวมข้อมูลจากหลาย Sheet เป็นตารางเดียว
หรือลงทะเบียนเรียนคอร์สออนไลน์ “เทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Office365-Query&Connection” ฉบับเต็ม