เทคนิคขั้นเทพสำหรับจัดการข้อมูลซ้ำๆ ใน Microsoft Excel


วันนี้จะมาแนะนำ 3 ฟังก์ชั่น การจัดการข้อมูลซ้ำ ของโปรแกรม Excel ที่จะช่วยให้ทำงานได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น เช่น กรณี รายชื่อหนังสือ ดังตัวอย่างในคลิป

  1. Conditional Formatting การจัดรูปแบบอย่างมีเงื่อนไข
    • Highlight Cell Rules ใช้เพื่อไฮท์ไลท์เซลล์ที่เลือก ตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มากหรือน้อยกว่า, ค่าซ้ำ ฯลฯ
    • Top/Bottom Rules ใช้เพื่อเลือกค่า Top 10 หรือ Bottom 10 ใน Table
    • Data Bars แยกแยะค่าในเซลล์ ความยาวหรือสั้นของ Color Bars เป็นไปตามค่าที่อยู่ในเซลล์ สีที่ยาวกว่าจะแทนค่าที่สูงกว่า
    • Color Scales จะแสดงสองหรือสามสี เพื่อแทนค่าในตาราง
    • Icon Sets มีลักษณะคล้ายกับ ตัวเลือกข้างต้นเพียงแต่เป็นรูป Icon ต่างๆ
  2. Remove duplicate การลบข้อมูลซ้ำอัตโนมัติ โดยจะมีหน้าต่าง แจ้งข้อมูลที่ซ้ำ และจำนวนคงเหลือ
  3. Data Validation การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยมีเงื่อนไข
    • Any value สามารถพิมพ์ค่าใดๆได้
    • Whole number ยอมให้พิมพ์เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็ม
    • Decimal ยอมให้พิมพ์เฉพาะเลขจุดทศนิยม
    • List ให้เลือกจากรายการที่มีอยู่
    • Date ยอมให้พิมพ์เฉพาะรูปแบบวันที่
    • Time ยอมให้พิมพ์เฉพาะรูปแบบเวลา
    • Text length ยอมให้พิมพ์ตามจำนวนตัวอักษร
    • Custom กำหนดรูปแบบเอง

ไม่ยากเลยใช่ไหมครับ สำหรับ 3 ฟังก์ชั่นที่ช่วยจัดการข้อมูลที่ซ้ำกันใน โปรแกรม Excel ขั้นตอนต่าง ๆ เหล่านี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานในลักษณะอื่น ๆ ได้เพิ่มเติมครับ ติดตามความรู้ใหม่ ๆ ได้ในครั้งหน้า แล้วพบกันใหม่ สวัสดีครับ




Share this Post